Procurement Management

Inleiding
Wat is procurement? Procurement is de kunst van het kopen! Voor de commerciele bel-en-bestel producten komt dit neer op een keuze maken uit een catalogus en het onderhandelen van de prijs in relatie tot kwaliteit. Dit proces wordt veel gecompliceerder wanneer het product resultaat enkel naar prestatie of naar functie gedefinieerd kan worden omdat meer kennis niet in de organisatie aanwezig is. Juist in deze situatie is het erg belangrijk om een goed geformuleerd en onderhandeld contract op te stellen.
Sommigen van u menen dat een functionele scope definitie met een behoorlijke dosis risico altijd opgelost dient te worden met een fixed-price contract! Wij geven u inzicht in welke contractvorm u nodig heeft en wanneer het nodig is om een audit als onderdeel van dit contract op te nemen. In deze cursus starten we bij het begin: waarom koopt u en hoe gedetailleerd krijgt u of schrijft u de Request For Proposal documenten. Hierna wordt het onderhandelen, het administreren en het afsluiten van het contract besproken.

Voorkennis
Elke deelnemer heeft enige kennis van Work Breakdown Structuren en Werkpakketten nodig . Verder is enige kennis van het risico management proces nuttig.

Wat leert u?
U verneemt verschillende argumenten die gebruikt worden bij het maken van -make- of -buy- beslissingen. Hoe verschillende procurement documenten gebruikt worden. Hoe u contract onderhandelingen uitvoert. De administratieve handeling die u verwacht en die u dient na te komen. Tenslotte het correct afhandelen en afsluiten van het contract.

Onderwerpen uit de cursus
De cursus geeft informatie over: make or buy beslissingen, contract categorieën, contract typen, onderhandelingen, incentives en awards, contract management, hoe om te gaan met contract wijzigingen en tenslotte het afronden van het contract.

Naast de bovengenoemde onderwerpen wordt specifieke informatie behandeld t.a.v.: contract risicos, earned value binnen contracten, privity, delegation of authority, RFPs, RFIs, RFQs, terminologie en condities in contracten, Statements of Work, technische specificaties, management en uw plaats binnen het bieding proces. Prijs analyses versus kosten analyses.

Speciaal onderwerp is de onderhandeling en het menselijke proces in relatie tot teamleiders, authorisatie controles, rollen en verantwoordelijkheden, onenigheden en claims.

Cursus programma: 2 dagen:

Deel I

• Het procurement proces: het plannen van aankopen, het plannen van het contractproces, het verwerven van reacties op uw RFP, keuze van de leverancier, contract administratie en oplevering van de contract scope.

Deel II

• Type contracten en de risicos bij het gebruik daarvan: FFP, FPIF, CPIF, CPAF, CPFF, CPPC
• Het gebruik van award en incentives
• Contract voorwaarden zoals termen, definities, veranderingen en verzekeringen.

Deel III

• Contract administratie activiteiten zoals cash flow, voortgang betalingen en earned value management.
• Contract wijzigingen in relatie tot administratie, inhoudelijke wijzigingen en aanpassingen.
• Het formeel afronden van het contract

Deel IV

• Do’s and Don’t van het onderhandelproces.
• De menselijke factor

Boeken
Voordat u de cursus bezoekt gaan wij ervan uit dat u de te behandelen delen van het cursusmateriaal gelezen heeft. Dit is noodzakelijk aangezien actieve participatie in discussies een belangrijk aanvulling en verdieping realiseert.

Planning
Deze cursus heeft 4 delen van drie uur nodig. Indien in-huis gegeven is het aan te bevelen om minimaal 1 week tussen de twee dagen te plaatsen.