Meet de huidige stand van zaken van jouw PMO!
De PMO Monitor – de jaarlijkse ontwikkelingen & trends meting –
Met de PMO Monitor worden de meest belangrijke zaken bijgehouden betreffende de inzet, het toepassing bereik, de resultaten en de benodigdheden van PMO’s in Nederland. Het doel van de monitor is om trends en ontwikkelingen bij te houden zodat PMO professionals weten hoe zich te ontwikkelen en ook wat de waarde van een PMO is. Uiteindelijk hopen we ook inzicht te kunnen geven in de besparingen die een PMO kan realiseren door een hogere succesfactor van haar projecten, betere kwaliteit van de resultaten van de projecten en meer grip.
Meting van PMO volwassenheid
Om enig inzicht te kunnen geven in welke resultaten op welke niveaus worden bereikt is het allereerst van belang om een benchmark neer te zetten van het professionele niveau van de PMO. Daarvoor zullen we een PMO Volwassenheidsmodel gebruiken. Of wellicht een PM volwassenheidsmodel wellicht rekening houdend met het type projecten (strategisch, product ontwikkeling, IT, business transformatie, Continuous Improvement, etc.)
Opvolgende onderzoeksvragen zoals succes percentage van projecten in de organisatie kunnen dan afgezet worden tegen de volwassenheid van de PMO.
Inzicht in methodieken
Daar waar projecten 10 jaar geleden vanuit een waterfall gedachte georganiseerd werden is dat inmiddels veel diffuser. Agile en hybride project organisaties zijn tegenwoordig de normaalste gang van zaken. Is er een verschil tussen wanneer de ene methodiek wordt toegepast ten opzichte van de andere? En kan iets gezegd worden over succes van de methodiek vergeleken met een andere methodiek? Welke randvoorwaarden maken een methodiek succesvoller?
Daarnaast wordt er in projecten steeds meer aandacht gegeven aan waarde (Value Streams) en daadwerkelijk resultaten van de projecten in de organisatie (Benefits). Kan dit meegenomen worden in dit onderzoek?
Onderzoeksvragen die dit goed en wetenschappelijk kunnen vaststellen zullen verder ontwikkeld moeten worden om de PMO monitor extra impact te laten maken. We begrijpen dat er geen ‘onze-size-fits-all’ bestaat, maar het zal vooral om de toepassing van de juiste randvoorwaarden gaan om een aanpak succesvol te laten worden. Welke randvoorwaarden zijn dit?
Scope van de PMO
Scope van de PMO
Veranderd er veel in de komende jaren betreffende de werkzaamheden en breedte van de verantwoordelijkheden van de PMO? Daar waar vroeger één PMO Manager de resourcepool beheerde en zelf de standaarden bepaalde, zien we tegenwoordig dat de PMO veel minder de PM resources zelf beheert, maar des te meer verantwoordelijk is voor het ‘HOE’ de projecten aangevraagd, gefaseerd en uitgevoerd moeten worden: templates, rapportages en dashboards.
Hoe ontwikkelt dit zich verder? Er zal een multiple-choice opgezet moeten worden om de verschillende taken en verantwoordelijkheden duidelijk uit te kunnen vragen. Waarbij er een zwaartepunt bepaald moet kunnen worden om te bekijken of dit zwaartepunt gaat verschuiven in de komende jaren.
Tooling binnen de PMO en data beheer
Zo’n 20 jaar geleden begon eProject met haar opmars om simpele taken online toe te wijzen aan project teamleden die hier een berichtje van kregen en later nog een berichtje als de taak verliep. Geniaal in haar eenvoud! De concurrent volgende snel, zie de footnote[1] en de investeerder gooiden er veel geld tegen aan. Logisch, want meer controle over projecten en minder werk om de rapportages te maken stond hoog op de verlanglijst van de PMO.
Toch zagen we dat alleen grotere organisaties die tooling op grotere schaal inzette. Was de business case niet goed? Of was het begeleiden van de implementatie (het change management) niet goed gedaan. Inmiddels zijn tools als Jira, Microsoft Tasks en Trello best veel in gebruik. Maar capaciteitsplanning, portfoliomanagement, etc. zijn hier niet eenvoudig mogelijk mee. Is dat een gemis? Kan er meer resultaat gehaald worden als dat er wel is? Betere keuzes van welke projecten belangrijker zijn voor de organisatie?
De PMO Monitor bepaalt de business case van Project Tooling en in het algemeen de impact op snelheid van de uitvoering, hoeveelheid administratief werk in projecten en het projectsucces. Is er een Return of Investment (ROI) snelheid te bepalen? Ook interessant is de vraag of de communicatie in projecten verbeterd door de collaboratie functie van de tooling en of de ‘single source of truth’ het vinden van data, en ook het meer data gestuurd gaan managen ondersteunt.
Tenslotte is tooling waarschijnlijk de enabler voor het gebruik van AI in projecten. De tooling heeft de data waarop AI haar kunstjes kan loslaten! In hoeverre wordt dit ook al gebruikt?
De PMO en vaardigheden van de PM organisatie
Tenslotte besteed de PMO Monitor aandacht aan de soft skills, de vaardigheden van de PMO managers, en de Project professionals in het algemeen. Er is een duidelijke trend, deels ondersteund door steeds betere beschikbaarheid van data om te sturen, en deels gedreven door de steeds complexer wordende projecten met meerdere stakeholders en leveranciers, die er op duidt dat de ontwikkeling van project professionals veel meer sociale vaardigheden vraagt dan ooit tevoren. Leiderschap vanuit een growth mindset, emotionele intelligentie en veelal goede kennis van de business zijn belangrijker dan de Prince2 goed begrijpen.
De PMO Monitor gaat deze veranderingen en ontwikkeling van de persona van de Project Manager en de Project Management Officer beschrijven en volgen. Uiteraard wordt de IPMA International Competence Base (ICB) gebruikt, maar zien we behoefte om deze aan te scherpen? Welke verdere elementen willen we vastleggen? Welke trainingen zijn relevant voor de volgende stappen in de PMO carrière? Kan de PMO ‘Change Makers’[2] ontwikkelen waardoor project resultaten makkelijk en breder in de organisatie landen?
[1] https://venturebeat.com/business/eproject-becomes-daptiv-aims-to-take-over-ppm-market/
[2] Ui PMI’s PMI 4.0 study: Gymnastic enterprises lead the way by creating changemakers—those who, regardless of their role, feel personally inspired and equipped to turn ideas into reality.