PMO Artifical Intelligence

 Artificial Intelligence, AI, iedereen heeft het er over. Maar wat kan het betekenen voor de PMO? Hebben we binnenkort geen PSO, project ondersteuners, meer nodig? En kunnen we de governance laten bepalen door AI? Worden projectafwijkingen en budgetoverschrijdingen beter voorspelt dan de gemiddelde PMOer dit nu kan? En wat is er dan voor nodig om dit mogelijk te maken? Is bestaande project tooling een voldoende goede bron om AI te laten werken? Of hebben we voldoende aan een veel gemakkelijker te verkrijgen ongestructureerde dataset?

De belangrijkste vragen die we in deze eerste korte blog over AI willen aanhalen zijn:

• Wat zijn de mogelijkheden van AI voor de inzet bij project management?
• Wat is de veranderende rol van de Project Management Officer (PMO) bij de inzet van AI?

Mogelijkheden van AI

AI voor de PMO: De toekomst van project management

Artificial Intelligence (AI) is een snelgroeiend gebied dat een grote impact heeft op veel verschillende sectoren. Ook projectmanagement is hiervan niet uitgezonderd. AI biedt een aantal mogelijkheden om projectmanagement te verbeteren, zoals automatisering van taken, verbetering van de besluitvorming en personalisatie.

Automatisering van taken

Een van de meest voor de hand liggende mogelijkheden van AI is de automatisering van taken. AI kan worden gebruikt om taken te automatiseren die momenteel handmatig worden uitgevoerd, zoals het verzamelen en analyseren van data, het genereren van rapporten en het maken van prognoses. Dit kan de PMO helpen om efficiënter te werken en meer tijd te besteden aan strategische taken.

Verbetering van de besluitvorming

AI kan worden gebruikt om de besluitvorming te verbeteren. En ook om   data te analyseren en patronen te identificeren die voor mensen niet zichtbaar zijn. Met behulp van geavanceerde analysetechnieken kan AI grote hoeveelheden projectgegevens verwerken en trends, risico’s en kansen identificeren (zie ook https://hbr.org/2023/02/how-ai-will-transform-project-management) . Dit stelt de PMO in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en projectprestaties te verbeteren. Bijvoorbeeld betere beslissingen over het prioriteren van projecten, het toewijzen van middelen en het identificeren van risico's.

Optimalisatie

AI kan ook worden gebruikt om projecten te optimalisatie voor specifieke behoeften. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door de voortgang van een project te volgen en aanbevelingen te doen voor verbeteringen. Onder andere door projectinformatie op een meer gebruiksvriendelijke manier te presenteren 
Door AI-modellen te trainen met best practices en richtlijnen voor projectmanagement, kan AI automatisch projectdocumenten en -plannen beoordelen om te controleren of ze voldoen aan de vereiste normen. Dit helpt de PMO om consistentie en naleving van projectmanagementstandaarden te waarborgen.

AI voor projectafwijkingen en budgetoverschrijdingen

AI kan helpen bij het voorspellen van projectafwijkingen en budgetoverschrijdingen met behulp van geavanceerde algoritmen en machine learning (zie ook hetzelfde Harvard Business Review artikel). Door historische projectgegevens te analyseren, kan AI patronen en trends identificeren die kunnen wijzen op mogelijke afwijkingen of budgetproblemen. Dit stelt de PMO in staat om proactief maatregelen te nemen om projecten op koers te houden en budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Veranderende rol van de PMO

Met de opkomst van AI zal de rol van de PMO waarschijnlijk evolueren. In plaats van zich uitsluitend te richten op administratieve taken, kan de PMO een meer strategische rol spelen bij het implementeren en beheren van AI-oplossingen voor projectmanagement (zie ook https://www.pmoga.world/pmomastermind/ai). Dit omvat het identificeren van geschikte AI-tools en -technologieën, het trainen van projectteams in het gebruik ervan en het bevorderen van een cultuur van datagedreven besluitvorming binnen de organisatie.

IPMA PMO Community & AI

Tijdens de IPMA PMO Community bijeenkomst op vrijdag 8 december van 13:00 – 16:00 in Soest krijgen we een korte presentatie waarna we in groepen op zoek gaan naar hoe wij, als PMO community van Nederland, onze PMOers kunnen ondersteunen met de omslag naar het meer strategische PMO werk, welke trainingen hiervoor nodig zijn, welk onderzoek me nog moeten doen en vooral ook, wie zich hier actief op gaat inzetten!

Meld je aan via de onze site  of via IPMA.nl (https://ipma.nl/events/artificial-intelligence-ai-voor-de-pmo-ipma-pmo-community-bijeenkomst/).