Plannen maken is makkelijk, Plannen uitvoeren is een ander verhaal!
Goede voornemens... wie kent ze niet? En wie heeft er nog nooit één gemaakt?
En belangrijker, hoeveel van die goede voornemens worden ook daadwerkelijk uitgevoerd?
De goede voornemens van bedrijven noemen we Strategische Plannen. Plannen op de lange termijn op een hoog abstract niveau. En, als het gedaan wordt zoals het hoort, worden de plannen na de definitie fase uitgevoerd: Strategie Executie. Maar net als met de kleine goede voornemens op persoonlijk niveau, hebben bedrijven de grootst moeite om deze plannen ook tot uitvoering te brengen.
Waar gaat het vaak mis? Wat kunnen we er aan doen?
En wat is de link tussen strategie en het excellent uitvoeren van projecten (in plaats van slechts project output te leveren)??
Laten we eerst kijken naar de elementen van Strategie en Strategie Uitvoering. Gartner geeft de volgende definitie die ik duidelijk en goed passend vind:
Strategische Plannen = Project Portfolio Planning
De 'Midterm' plannen, zouden, indien goed uitgewerkt en uitvoerbaar gemaakt, moeten gaan resulteren in een portfolio van projecten. Deze projecten moeten goed bemand worden en op een eenduidige manier uitgevoerd worden. Het is de bedoeling dat deze projecten operationele verbeteringen gaan opleveren of specifieke doelstellingen op tactisch niveau gaan realiseren. Daarbij is het belangrijk dat er, naast project voortgang rapportages, heel goed gekeken wordt naar de beoogde (business) doelen. Denk hierbij aan dashboards die de doelstellingen bewaken. En dan kan het dus zijn dat alles volgens plan gaat met de uitvoering van het project, maar dat de output niet is wat de business, de operatie, nodig heeft.
Bijvoorbeeld als het doel is om de omzet met 20% te laten groeien, zullen er specifieke dingen moeten gebeuren die anders zijn als voorheen. Die specifieke zaken die geregeld moeten worden om die groei te realiseren zijn veelal projecten die veranderingen in de processen, organisatie, marketing of sales faciliteren. Het dashboard zou dan het doel (target of key objective) hebben dat bijvoorbeeld de eerste maanden een groei van 2 % moet plaats vinden, daarna 5 %, etc. tot de beoogde groei van 20% aan het eind van het jaar gehaald is.
Als het dashboard laat zien dat de geplande groei na de eerste maanden niet gehaald wordt, dan moet er bijgestuurd worden. En dan kan het dus zijn dat de project uitvoering anders, bijvoorbeeld intensiever, wordt. Dus als groeidoelstellingen niet gehaald worden door 2 marketing events per maand, dan moet er wellicht opgeschaald worden naar 1 per week. Of er moeten andere dingen worden gedaan die niet in het oorspronkelijke project (scope) beschreven waren. Ook kan/zal dat impact hebben voor budget en bemensing van deze projecten. Eigenlijk besturen we dan projecten meer 'agile'.
En we zien dus in de praktijk vaak dat de plannen gemaakt worden, de projecten worden opgetuigd, maar de operationel doelstellingen dashboards niet aanwezig zijn om de daadwerkelijke beoogde strategische doelen te halen. (althans niet op maandbasis, alleen maar bij het einddoel!).
Strategie Executie = Project Executie + Doelstellingen Dashboards
De grootste uitdagingen bij strategie-executie zijn volgens sommige experts12:
- Het overbruggen van de kloof tussen het bedenken en het uitvoeren van de strategie
- Het aanpassen aan de veranderende en disruptieve omgeving
- Het mobiliseren en motiveren van de mensen en middelen die nodig zijn voor de executie
- Het managen van de complexiteit en onzekerheid die gepaard gaan met de executie
- Het meten en verbeteren van de resultaten en de impact van de executie
- Het creëren van een cultuur van continue verbetering, vernieuwing en innovatie
1: Strategie Executie: Van het waarom naar het hoe - Boom Management 2: Strategie-executie is de nummer 1 uitdaging - Boom Management
Gartner heeft helemaal in lijn met onze observaties, de drie belangrijkste uitdagingen van Strategie Executie uitgezocht die daadwerkelijk op het project uitvoering stuk slaan:
Gelukkig zijn deze 3 uitdagingen veel minder een probleem voor organisaties met een volwassen PMO (Project Management Office). Een PMO waar duidelijk Project Portfolio Management wordt gedaan, waar per definitie prioriteiten worden gesteld tussen en binnen projecten.
Een PMO die een project manier van werken (Way of Working - WoW) heeft vastgesteld, die weinig ruimte geeft voor verkeerde interpretatie van de verantwoordelijkheden van de teams en indivuele team members (met name bij hybride projectorganisatie zijn hier extra gevarenen welke we in een volgende blog zullen behandelen).
Het onvermogen om doelstellingen door te geven aan teams en individuen is wel een heel interessante en ingewikkelde uitdaging. Dit onvermogen komt voort uit het feit dat doelstellingen vaak op een hoog abstractie niveau gesteld worden en bijna nooit SMART gemaakt worden:
- Specifiek,
- Meetbaar,
- Acceptabel,
- Realistisch en
- Tijdgeboden.
Ik heb trainingen gegeven waarin we SMART oefeningen doen. Het is echt lastiger dan je zou denken!
Het belangrijkste aspect van Strategie Executie
Aangenomen dat de PMO (met onze hulp 😊) goed is ingericht en de teams goed zijn getrained en de WoW te pakken hebben, dan is succes nog steeds niet eminent. Want het belangrijkste element van de Strategie Executie is om goede sturing te hebben: niet of projecten hun output realiseren, maar of deze de business outcome faciliteren! Door de FUCA wereld waarin we leven moeten projecten continue bijgestuurd kunnen worden.
(FUCA world is een variant van VUCA world, een term die oorspronkelijk gebruikt werd door het Amerikaanse leger om de situatie na de Koude Oorlog te beschrijven. VUCA staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous, wat in het Nederlands vertaalt naar Volatiel, Onzeker, Complex en Ambigu).
Kortom: zorg voor operationele dashboards die maandelijks bijgewerkt worden om te zien wat de impact is van de veranderingen die projectmatig bewerkstelligd worden. Het is daarbij een goed idee om een centraal dashboard op te stellen waar alle strategische doelen volgens de OKR-methodiek uitgewerkt worden waarbij de (Business) Doelen (Objectives) concreet gemeten kunnen worden door de definitiev van 'Key Results'.
Een OKR bestaat uit twee delen: een Objective en één of meer Key Results. Een Objective is wat je wilt bereiken, bijvoorbeeld het vergroten van de klanttevredenheid, het verhogen van de omzet, of het verbeteren van de kwaliteit. Een Key Result maakt het mogelijk om te meten of je je Doelen / Objective(s) hebt gehaald, bijvoorbeeld het aantal enquêtes, het percentage groei, of het aantal fouten.
Een voorbeeld van een OKR is:
- Objective: Verhoog de betrokkenheid van onze gebruikers
- Key Results:
- Bereik 10.000 dagelijkse actieve gebruikers op onze app
- Verhoog de gemiddelde sessieduur van 5 naar 10 minuten
- Verlaag het uitvalpercentage van 20% naar 10%
OKR’s zijn bedoeld om je te helpen ambitieuze en inspirerende doelen te stellen, die je ook kunt bereiken met je team. OKR’s zijn oorspronkelijk bedacht door Andy Grove bij Intel, en later populair gemaakt door John Doerr bij Google3. Sindsdien worden OKR’s gebruikt door veel succesvolle organisaties, zoals Netflix, Spotify, en LinkedIn.
Strategie Executie beheersing
Om de Strategie Executie helemaal onder controle te krijgen en te houden, is het dus zaak dat er een excellente PMO staat, met goede Project Portfolio en Project Management methodieken en aanpak + dat er goede SMART dashboards met OKR's zijn.
Onze Project Portfolio Management Tooling samen met dashboards gecreëerd in of vanuit spreadsheets, accounting software, CRM's, PowerBI, ERP oplossingen etc. zorgen voor succes. Tenminste als de governance in de organisatie goed is ingericht en deze dashboards minimaal eens per maand op alle niveaus doorgenomen worden!
Als de inrichting, het opstellen van de juiste OKR's en het real-time tracking nog een uitdaging is kunnen de consultants van The PMO Company hier prima in adviseren en faciliteren. We hebben verschillende PPM tooling en ruime ervaring in het bouwen van waardevolle dashboards.
Wat ook een optie is, om samen met ons in de wereld van Strategie Execution tooling te stappen. Oplossingen die zowel de strategische plannen, projecten met activiteiten, alsook de OKR's vastleggen en interactief met het team delen, inclusief real-time reporting (ook vanuit verschillende databronnen en oplossingen).
Voorbeelden van Strategie Executie oplossingen zijn o.a. Cascade, Rythm, Perdoo, i-nexus, etc.
Happy Planning!
-/-